ARGOWULAS

ARGOWULAS Class of 1991

Posted by donny arinto On October - 26 - 2015

SUSUNAN ACARA PANITIA REUNI PERAK ARGOWULAS ’91 2016

A. PendahuluanLogoReuni
1. Latar belakang
Telah dua puluh lima tahun lamanya kita alumni SMPN 1 MALANG angkatan tahun lulus 1991 tidak saling berkomunikasi. Maka untuk menyambung kembali jalinan silaturahim dan komunikasi yang telah terputus antar alumni, dibentuklah acara reuni dengan kepanitiaan yang terstruktur.
2. Tujuan
Petunjuk kerja ini dibuat sebagai acuan pelaksanaan tugas di masing-masing bidang sehingga tidak akan terjadi duplikasi dan saling tindih tugas serta sikap saling menggantungkan diantara personil/organisasi kepanitiaan.
3. Sistematika
a. Pendahuluan
b. Susunan Kepanitiaan
c. Tugas dan tanggungjawab
d. Rencana program kerja
e. Penutup
B. Susunan kepanitiaan Reuni Akbar SMPN 1 MALANG angkatan tahun lulus 1991:
Berdasarkan rapat perdana yang dilaksanakan pada tanggal 25 Oktober 2015 di rumah Rio & Dyah dapat dibuat petunjuk kerja sebagai berikut:
1. Ketua : Alam
Wakil ketua I : Tejaningtyas Wulandari
Wakil Ketua II : Trie Surya (Kotrek)
2. Sekretaris I : Yusi Siti Mariane
Sekretaris II : Bechtelin Asmarani
3. Bendahara : Bambang Darmawan
Bendahara II : Asfi Fitrianingtyas
4. Sie Acara : Rr. Widya, Rita, Heru, Sidhi, Muslich
5. Sie Tempat & Perlengkapan : Fajar Trangbawono, Joko Santoso, Donny Yunamawan
6. Sie Transportasi & Akomodasi : Dwi Putro Ambon n Sidhi Purnomo
7. Sie Konsumsi : Arliza n Lilik
8. Sie Dokumentasi : Rio Taufik, Yusuf Darmawan
9. Sie Dana : Dyah Widhiawati, Anton
10. Sie Dekorasi : Sidhi
11. Sie Humas dan Publikasi : Hilman Setiawan, Zam Zam, Teja, Heru Prasetyaning Utami, Sidhi

C. Tugas dan tanggung jawab
1. Pimpinan
Pada tingkat pimpinan kepanitiaan yang terdiri dari Ketua, Wakil Ketua I dan II mempunyai tugas dan tanggungjawab terhadap keberhasilan pelaksanaan Reuni Perak 2016
Ketua panitia bertugas sebagai penanggunjawab dan coordinator  pelaksanaan kegiatan dibantu oleh Wakil Ketua (Waka) I dan  Wakil Ketua (Waka) II.  Ketua membagi penugasan para Waka sebagai koordinator pelaksanaan  kegiatan seksi-seksi antara lain sebagai berikut:
a. Waka I bertangungjawab atas keberhasilan program kerja seksi- seksi sebagai berikut:
1) Bidang kesekretariatan
2) Kebendaharaan
3) Pendanaan
4) Kehumasan dan Publikasi
b. Waka II bertanggungjawab atas keberhasilan program kerja seksi- seksi sebagai berikut:
1) Seksi Acara
2) Seksi Tempat & Perlengkapan
3) Seksi Transportasi & Akomodasi
4) Seksi Konsumsi
5) Seksi Dekorasi
6) Seksi Dokumentasi
2. Sekretaris
Bidang kesekretariatan dalam kepanitiaan Reuni Perak 2016 ini terdiri dari Sekretaris I dan Sekretaris II. Tugas pokok bidang kesekretariatan dalam kepanitiaan ini antara lain :
a.Penyelenggaraan rapat-rapat dari mulai persiapan sampai dengan penutupan/ pembubaran panitia kegiatan reuni perak 2016
b.Pembuatan, distribusi dan konfirmasi kehadiran undangan-undangan
c.baik rapat maupun pelaksanaan Reuni Perak 2016
d.Melaksanakan kegiatan audministratif rutin dan korespodensi secara manual maupun digital elektronik
e.Melakukan notulisasi setiap kegiatan rapat dan mensosialisasikannya.
3. Bendahara
Bidang kebendaharaan dalam kepanitiaan Reuni Perak 2016 ini terdiri dari Bendahara I dan Bendahara II. Tugas pokok bidang kebendaharaan dalam kepanitiaan ini antara lain adalah:
a.Melaksanakan system akuntansi keuangan sesuai prosedur umum yang  berlaku dan dapat dipertanggungjawabkan
b.Melaksanakan penyimpanan modal kegiatan baik berasal dari iuran  maupun sumbangan/partisipasi maupun sumber-sumber lainnya.
c.Melaksanakan pengeluaran keuangan sesuai dengan persetujuan Ketua  Panitia Reuni Perak 2016
d.Membuat rekening Bank atas nama Bendahara I atas persetujuan  Ketua Panitia dalam rangka kepentingan kegiatan kepanitiaan.
e.Bendahara II membantu pelaksanaan tugas Bendahara I, dan mewakili  bilamana berhalangan.
4. Seksi Acara
Puncak dari seluruh kegiatan Reuni Perak 2016 sangat ditentukan oleh keberhasilan pengemasan acara-demi acara. Oleh karena  itu Seksi Acara mempunyai tugas pokok antara lain sebagai berikut:
a.Menyusun skenario acara kegiatan yang berlangsung.
b.Membentuk Sub Seksi Hiburan dan Sub Seksi Ramah Tamah
c.Mengkoordinir pelaksanaan acara dengan seksi-seksi lain yang berkaitan
d.Sub Seksi hRamah Tamah bertugas pada hari pelaksanaan reuni,antara lain:
1)Bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan Ramah Tamah
2)Menyusun rencana acara Ramah Tamah dari mulai pembukaan s/d penutup
3)Mengkoordinasi perihal bakal calon pemberi sambutan dalam rapat
4)Bekerjasama dengan Seksi Perlengkapan mempersiapan meja rapat, konsumsi, Audiovisual, seperangkat sound sistem serta pendukung lainnya.
5)Berkoordinasi dengan Seksi Organisasi terkait dengan kesiapan materi rapat
6)Berkoordinasi dengan Seksi Konsumsi terkait dengan dukungan logistik konsumsi peserta Ramah Tamah
7)Bersama Seksi Perlengkapan melaksanakan pembersihan dan pengembalian peralatan-peralatan lain pasca pelaksanaan Ramah Tamah
8)Melaporkan hasil pelaksanaannya kepada Seksi Acara Panitia Reuni Perak 2016
e.Sub Seksi Hiburan bertugas pada hari kedua pelaksanaan reuni, antara lain:
1)Bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan acara reuni.
2)Mengkalkulasi kebutuhan anggaran yang diperlukan untuk mendukung acara.
3)Mengkalkulasi sumbangan-sumbangan acara tanpa biaya.
4)Bekerjasama dengan Seksi Perlengkapan dan dekorasi dalam mempersiapan segala kebutuhan acara.
5)Menyusun rencana acara hiburan dari mulai pembukaan s/d penutup
6)Mempersiapan peserta yang akan melakukan pentas secara matang
7)Melaksanakan gladi kotor dan gladi bersih pelaksanaan acara.
8)Bersama Seksi Perlengkapan melaksanakan pembersihan dan pengembalian peralatan-peralatan lain pasca pelaksanaan acara.
9)Melaporkan hasil pelaksanaannya kepada Seksi Acara Panitia Reuni Perak 2016.
5. Sie Tempat & Perlengkapan
Seksi tempat dan perlengkapan dalam kepanitiaan ini mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut:
a.Berkoordinasi dengan pihak yang ditempati dalam kerangka peminjaman  tempat beserta seluruh kelengkapan yang dibutuhkan sebatas kemampuan yang ada.
b.Bertanggungjawab terhadap kebersihan, kerapihan dan kelengkapan  sarana prasarana tempat dan lokasi yang digunakan dalam rangka kegiatan reuni.
c.Merencanakan kebutuhan anggaran sesuai dengan koordinasi dengan  kebutuhan dari seksi acara, dekorasi dan konsumsi kepanitiaan.
6. Sie Transportasi & Akomodasi
Seksi transportasi dan akomodasi dalam kepanitiaannya ini bertugas antara lain:
a.Bertanggungjawab terhadap kelancaran kebutuhan operasional yang memerlukan pergerakan yang bersifat mobile.
b.Bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan penginapan bagi alumni dari luar kota yang membutuhkan
c.Memfasilitasi pengadaan ticketing perjalanan alumni ke luar kota.
7. Sie Konsumsi
Seksi konsumsi dalam kepanitiaan ini bertanggung jawab terhadap:
a. Dukungan kebutuhan konsumsi seluruh kegitan reuni, antara lain adalah:
1) Kegiatan pra reuni
2) Kegiatan Ramah Tamah
3) Kegiatan pembubaran panitia
b. Membuat perincian item-item kegiatan yang membutuhkan dukungan konsumsi.
c. Membuat perencanaan menu dan kebutuhan anggaran dukungan konsumsi
8. Dokumentasi
Seksi dokumentasi dalam kepanitiaan ini bertugas untuk melaksanakan peliputan, perekaman dan dokumentasi segala bentuk kegiatan yang berkaitan dengan Reuni Perak 2016. Kegiatan  pendokumentasian tersebut dilaksanakan melalui media elektronik,  digital maupun manual. Kegiatan tersebut antara lain adalah:
a.Kegiatan persiapan penyelenggaraan meliputi rapat-rapat persiapan serta kegiatan lain yang menunjang.
b.Kegiatan persiapan menjelang hari H berupa persiapan tempat, dekorasi, gladi dan lain-lain
c.Kegiatan pada saat hari pertama
d.Kegiatan penutupan/pembubaran panitia
e.Produk kegiatan dapat berupa foto, video dan rekaman-rekaman  lainnya.
9. Sie Dana
Seksi dana dalam kepanitiaan ini bertugas merencanakan, menggalang,menyetorkan dan melaporkannya kepada ketua panitia secara transparan  dan akuntable sesuai dengan system akuntansi yang berlaku.
10. Sie Dekorasi
Seksi dekorasi dalam kepanitiaan ini mempunyai tugas dan tanggung  jawab terhadap dekorasi kegiatan ramah tamah.
Beberapa hal yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut:
a.Pelaksanaan dekorasi dalam maupun luar gedung pada prinsipnya memaksimalkan seluruh potensi yang ada di tempat berlangsungnya acara.
b.Bilamana masih terjadi banyak kekurangan dapat melakukan tambahan-tambahan seperlunya dari luar tempat diselenggarakannya acara.
c.Membuat perencanaan kebutuhan biaya pelaksanaan dekorasi dan  melaporkan hasilnya kepada ketua panitia.
11. Sie Humas dan Publikasi
Seksi Hubungan Kemasyarakatan dalam kepanitiaan ini memegang peranan  penting dalam kerangka suksesnya acara reuni akbar ini.
Seksi humas mempunyai tugas dan tanggungjawab antara lain:
a.Bertanggung jawab terhadap keberhasilan sosialisasi pelaksanaan Reuni Akbar 2011
b.Menyusun rencana kerja kehumasan secara efektif efisien dan berhasil guna
c.Melakukan perluasan jaringan dalam kerangka sosialisasi dan mempublikasikan rencana acara yang akan berlangsung secara offline maupun online.
D. Program kerja Kepanitiaan Reuni Perak 2016
(masing-masing seksi segera membuat program kerja masing-masing beserta kebutuhan rincian biaya yang diperlukan)
E. Penutup
Secara umum semua alumni terlibat dan ikut bertanggung jawab secara moril demi suksesnya acara reuni perak SMP Negeri 1 Malang tahun kelulusan 1991 ini, sesuai dengan motto kita ” Dari Kita, Untuk Kita dan Untuk Kita Semua”.

Demikian petunjuk kerja kepanitiaan Reuni Perak SMPN 1 Malang angkatan 1991 ini dibuat dan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Malang, 25 Oktober 2015

Ttd
Alam

One Response so far.

  1. Trie Surya says:

    Semangat……..dari kita untuk kita dan untuk kita semua.